Среда, 07.12.2016, 00:52
• 16.11.2013
Подкаст
БизнесПоиск работыНачальствоДоп. заработок
Рабочий деньHRМылый бизнесMarketing и PR
Менеджмент

Добавить в избранное

Как оптимизировать работу подразделения в компании?

Этап 1. Сбор информации 
Сбором данных занимался руководитель торгового подразделения. 
Работа строилась так: 

1. Сотрудники заполнили анкету, в которой описали свои обязанности. Поскольку семь товароведов выполняли одинаковую работу, это сделали лишь трое из них. Перечислить функции следовало максимально конкретно, избегая, к примеру, определений "оформление договоров с поставщиками". Правильное описание этой части работ должно выглядеть так: "получение проекта договора от поставщика на мой электронный адрес; внесение в договор поставщика реквизитов, наименования и Ф. И. О. руководителя организации; сверка существенных условий в договоре поставщика с тем, что обсуждалось ранее " и т.д. 

2. Все заполнившие анкету самостоятельно делали хронометраж рабочего дня с шагом в 15-20 минут. Задача хронометража - выявить мелкие обязанности, которые, не будучи основными, отнимают время, и те, что не попали в анкету. 

3. Руководитель обсудил список с каждым сотрудником и дополнил его (при необходимости).Важно чтобы в список попали не только выполняемые обязанности, но и те, которые по каким-либо причинам пренебрегают, но делать которые необходимо. Результат первого этапа: составлен детальный список обязанностей сотрудников подразделения. В нашем примере товароведы выполняли 97 функций (обычно бывает не меньше 70, а иногда количество доходит и до 350). 

Вот только некоторые дела, которыми занимались товароведы: 
- поиск поставщиков в интернете;
- поиск поставщиков на выставках;
- переговоры с поставщиками; 
- подбор товаров и оформление заказов; 
- проверка выкладки товара в торговом зале;
- получение документов по электронной почте; 
- приемка простых и сложных изделий от поставщиков по количеству и качеству; 
- разбор спорных ситуаций с покупателями и продавцами в торговом зале;
формирование цен в электронной базе; 
-подготовка отчетов для поставщиков о продажах комиссионного товара. 

Остается добавить, что работали товароведы с десяти утра до семи-девяти вечера, одна- две субботы в месяц тоже оказывались рабочими- и работодатель был вынужден компенсировать переработки. 

Этап 2. Группировка функций
На основе списка функций была составлена так называемая системная карта. Для ее разработки достаточно участие трех-пяти человек, в числе которых, должен быть руководитель подразделения или директор (если компания небольшая). Расскажу, как можно составить системную карту. 
Я обычно прилепляю на стену два листа формата А1. Все функции из списка выписываются на отдельные стакеры. Те наклеиваются на большой лист так, чтобы функции скомпоновались в блоки по определенным критериям. Полученные блоки для наглядности обводятся маркером и подписываются (например: продажи, закупки, логистика). 

Критериев для оценки каждой функции и разделения их на блоки может быть много, но я отобрал и использую в своей практике только пять: 
- характер работы;
- навыки, необходимые для ее выполнения; 
- психологический портрет исполнителя; 
- территориальное разделение; 
- стоимость работы. 

Результаты.
В результате удалось уменьшить число сотрудников подразделения с семи до шести, введя при этом дополнительную должность оператора более низкой зарплатой. Таким образом фонд оплаты труда сократился. Кроме того, исчезла необходимость компенсировать товароведам переработки, так как они успевали выполнить свои обязанности в рабочее время. Наконец, снизились нагрузки на бухгалтерию: благодаря введению должности оператора по приемке товара ошибок при внесении данных в базу «1С» практически не стало

2581
Добавил: Di-Lux
Рейтинг: 5.0

Получи первым новые полезные статьи

Ваши дополнения-комментарии к статье
Всего комментариев: 0
avatar